السبت، 10 فبراير 2018

التخطيط الاستراتيجي لمؤسسات المعلومات


مفهوم التخطيط:
إن كلمة (التخطيط)من الكلمات ذات المعني الواسع فبالنسبة للبعض يعتبر التخطيط اصطلاحاً شاملاً له منفعته المؤكدة والذي يمتد مضمونه العام من الاعتبارات الفلسفية الواسعة إلي التفاصيل الدقيقة ألمحدده. وهناك من يفكر في التخطيط كنشاط محدد، بينما البعض الأخر يعتقد انه جزء من كل شي تقريباً يقوم به الفرد، كما إن هناك من يعتبر التخطيط مرادفا لعملية اتخاذ القرارات ولكن هذا الاعتبار خطأ،لأن عملية اتخاذ القرارات قد لا تنطوي علي التخطيط بالمرة،ولكن كل عملية تخطيط تنطوي علي اتخاذ القرارات.
فهناك تعريفات مختلفة للتخطيط وهي: إن التخطيط هو التقدير سلفاً بما يجب عمله، وكيف يتم ومتي، ومن الذي يقوم به. وأما هنرى فايول فيقول ( أن التخطيط في الواقع يشمل التنبؤ بما سيكون عليه الوضع في المستقبل مع الاستعداد لهذا المستقبل) أما جورج تيرى يقدم التعريف الرسمي الأتي: التخطيط الاختيار المرتبط بالحقائق ووضع واستخدام الفروض المتعلقة بالمستقبل عن تصور وتكوين الأنشطة المقترحة التي يعتقد بضرورتها لتحقيق النتائج المنشودة. ومعني هذا إن المدير عند قيامه بالتخطيط يستخدم الحقائق، والفروض المعقولة، القيود، ومن هذا كله يقوم بتصور وتكوين الأنشطة اللازمة، وكيف ستتم، وما هي مساهمتها في تحقيق النتائج المرجوة. أما هولت عرفه بأنه: ( أحد وظائف الإدارة الرئيسية، وأنه عملية تحديد أهداف المنظمة ورسم الإستراتيجيات والطرق والعمليات لإنجازها) ويعرفه العالم جورج ستاينر بأنه (وظيفة يقرر فيها المدراء ماذا ينجزون وكيف ومن ينجزها).
أهمية التخطيط:
يعتبر التخطيط أكثر أهمية من باقي الوظائف الإدارية الأربعة الرئيسية. فالتخطيط يعطي إطار يحتوي علي الأفكار والقواعد التي تساعد وترشد الأفراد علي ما يستطيعون عمله والطرق المستخدمة لتحقيق الأهداف. ومن خلال عملية التخطيط يقوم المديرون بوضع الأهداف التي تستخدمها كمعايير لقياس الفاعلية التنظيمية.
التخطيط هو أساس الإدارة، وتقف عليه الأعمدة الحيوية للتنظيم والتشكيل والتوجيه الرقابة والتي تعمل علي مساندة الإدارة ومنحها المعني والمغزى، ومن الأسباب التي أدت إلي أهمية التخطيط:
1.     أن التخطيط يحدد اتجاه المنشاة.
2.     يحدد التخطيط إطار موحد للعمل.
3.     يساعد علي معرفة الفرص المخاطر المستقبلة وخفضها.
4.     منع القرارات المجزاة.
5.     التخطيط يسهل عملية الرقابة:وتعني الرقابة موائمة الأنشطة الفعلية للخطة الموضوعة.
6.     التحديد المبكر للمشاكل.
7.     يخفض العمل غير المنتج إلي أدني حد.
8.     يعمل علي الاستقلال الأمثل للامكانيات المتاحة.
9.     خفض الوقت الأمثل للقيام بالأنشطة المخططة.
أنواع التخطيط:
1.     حسب المجالات.
2.     حسب الأغراض.
3.     حسب المدى الزمني.
4.     حسب مقدار التفصيل والترابط يبن التخطيط.
أولاً: التخطيط حسب المجالات الرئيسية للإدارة:
الخطط القومية: وهي الخطط التي تضعها أجهزة الدولة وتستهدف المصلحة العامة للمجتمع.
خطط الأعمال ولها نوعين رئيسين وهما:
·           خطط تضعها منشأة أعمال قائمة بالفعل.
·           خطط تؤسس بمقتضاها المشروعات الجديدة.
ثانيا:التخطيط حسب الإغراض:
  1. خطط الأهداف:  وهي الأهداف التي تأمل المنشأة في الوصول اليها.
  2. الخطط المؤقتة:  وهي توضع لموقف محدد شاذ بطبيعة لا يتكرر.
  3. خطط متكررة الاستعمال:  وهي الأكثر شيوعاً واستخداماً
 ثالثا:التخطيط حسب المدى الزمني:
·        متوسطة الأجل من سنتين إلي خمس سنوات
·        التخطيط طويل الأجل: توضع لتنفيذها علي فترات زمنية طويلة نسبيا تصل إلي 10سنوات.
·        قصيرة الأجل: وهي خطط توضع لفترة زمنية قصيرة تصل إلي عام أو عامين.
رابعاُ: حسب مقدار التفصيل والترابط بين الخطط:
1.     خطط شِاملة
2.     تخطيط جزئي
خامساً: التخطيط علي أساس النطاق المكاني الذي تشمله الخطة وله ثلاثة أنواع :
·        التخطيط القومي: ويشمل سائر أقاليم الدولة.
·        الإقليمي : يشمل إقليما معيناً.
·        الأجهزة والوحدات الإدارية:هدفه تمكين كل جهاز أو وحدة إدارية من تحقيق هدفها.
سادساً:التخطيط من حيث المجالات التي يشملها: له نوعيين أساسيين:
·        التخطيط الشامل: يشمل كافة المجالات التي تمارس فيها الإدارة.
·        التخطيط الجزئي: يشمل مجالا واحد من المجالات التي تمارس فيها الإدارة.
سابعاً: من حيث مد ى السلطة من التخطيط، له قسمين أيضا وهما:
1.     التخطيط السياسي: يرسم السياسية العامة ويضع الأهداف المراد تحقيقها، وتقوم به الحكومة أو الهيئات السياسية.
2.     التخطيط الإداري أو المنهجي: فانه يتناول بيان الوسائل المختلفة الواجب إتباعها لتحقيق الأهداف التي سبق تحديدها.
ثامناً: التخطيط المقام علي أساس الهدف:
1.     التخطيط الإداري: هو التخطيط القائم علي تحديد أهداف عامه ذات صيغة إدارية، مع تحديد الوسائل اللازمة لتحقيقها خلال فترة زمنية معينة.
2.     التخطيط العمراني: هو التخطيط الذي يستهدف تعمير مكان معين أو تطويره أو رفع مستواه العمراني.
3.     التخطيط الاجتماعي: هو التخطيط الذي يتضمن تحديداًً للخدمات و المشروعات الاجتماعية اللازمة خلال سنوات الخطة، وذلك في نطاق الخطة العامة للدولة مع تحديد وسائل التنفيذ ومراعاة الأسبقية بينها بحسب أهميتها. وهو يستهدف أحداث التنمية الاجتماعية في المجالات المعيشية والصحية والتعليمية والثقافية وغيرها.
4.     التخطيط الاقتصادي: يستهدف التخطيط تحقيق أهداف عامة صناعية أو تجارية أو زراعية أو تعاونية، وذلك بوصفة طريقة لتنظيم مجهود المجتمع من الناحية الاقتصادية. وقد يكون هذا التخطيط اقتصاديا جزيئاً أو تخطياً اقتصادياً كلياً.
مراحل الخطة: تمر عملية وضع الخطة بخمسة مراحل متتابعة هي:
1.     تحديد الهدف: لكل خطة هدف تسعي إلي تحقيقه لذلك تمثل تحقيق الهدف المرحلة الأولي من مراحل إعداد الخطة. ويقوم بتحديد الأهداف السلطات العليا.
2.     جمع البيانات والإحصائيات: لا يمكن القيام بعملية التخطيط بدون توافر أكبر قدر من البيانات والإحصائيات المتعلقة بالوسائل والإمكانيات البشرية والمادية اللازمة لتنفيذ الخطة.
3.     وضع مجموعة من الخطط البديلة: يقوم التخطيط علي مجموعة من الافتراضات والوسائل المختلفة لذلك يمثل التنبؤ عنصراً أساسياً من عناصر التخطيط ومن هنا فقد وجب وضع أكثر من خطة لاختيار أي واحد من بينهما.
4.     اختيار الخطة: علي ضوء المفاضلة والمقارنة بين الخطط البديلة والمعروضة، تقوم السلطات المختصة في الدولة باختيار الخطة الملائمة والوقت الملائم لتنفيذها.
5.     تقويم الخطة: تقوم السلطات المختلفة بمتابعة تنفيذ الخطة ومراقبة هذا التنفيذ وفضلاً عن ذلك يجب علي هذه السلطات أن تقوم عقب الإنهاء من تنفيذ الخطة بدراسة شاملة بمدي تحقيق الخطة للأهداف المحددة لها، وعوامل نجاح أو فشل الخطة في تحقيق هذه الأهداف.
خطوات عملية التخطيط:
1.     وضع التنبؤات والافتراضات الرئيسية للتخطيط.
2.     تعريف الأهداف بشكل محدد
3.     تحديد بديل العمل    
4.     تقرير خطوات العمل والتنفيذ
مفهوم التخطيط الاستراتيجي:
هو تقدير كيفية تخصيص المواد المتاحة (كالأفراد وراس المال والأصول الثابتة...الخ) وذلك يربط المنظمة ببئتها خاصة بيئة النشاط أو الصناعة التي تتبعها. ويمكن بذلك أن تتحقق أهدافها طويلة الأجل. والواقع أن استراتيجية أي منظمة توضح المجال الرئيسي للمنظمة من خلال تحديد العمل الذي تقوم به، وخطوات العمل التي ستتبعها، مثل توسيع مبيعاتها في الشرق الأوسط، وتنويع منتجاتها بإضافة منتجين جديدين أو خطين إنتاجيين جديدين.
ماهية التخطيط الاستراتيجي:
التخطيط الاستراتيجي هو عبارة عن عملية اختيار غايات المنظمة وتحديد السياسات والبرامج الاستراتيجية اللازمة لتحقيق أهداف محددة تقتضي إلي الوصول إلي الغايات ووضع الأساليب اللازمة لضمان أن السياسات والبرامج قد تم تنفيذها. هذا التعريف شامل يمكن اختصاره في تعريف أقصر مفاده أن التخطيط الاستراتيجي هو عبارة عن التخطيط الرسمي طويل المدى المستخدم لتحديد وتحقيق غايات المنظمة.
أهمية التخطيط الاستراتيجي:
1.     زيادة معدل التغير التكنولوجي.
2.     زيادة تعقيد الوظائف الإدارية.
3.     زيادة التعقيد في البيئة الخارجية.
4.     طول الفترة من القرارات الحالية ونتائجها المستقبلية.
مستويات التخطيط الاستراتيجي:
1.     مستوي المنظمة: ونجد أن استراتيجية المنظمة تبين مسار المنظمة ككل وتحاول الإجابة علي السؤال التالي: ما النشاط الذي يجب أن ندخل فيه؟.
2.     مستوي نشاط الأعمال: فهو الذي يدخل في كل نشاط مفرد داخل المنظمة.
3.     المستوي الوظيفي: يتم إعدادها داخل كل مجال وظيفي في المنظمة، مثل وظائف التسويق، والتمويل ،والموارد البشرية والتصميم الوظيفي، والبحث والتطوير .
التخطيط في المكتبات ومراكز المعلومات:
مفهوم التخطيط: إذا كانت إدارة المكتبات ومراكز المعلومات تسعي إلي تطوير ونجاح عملياتها وخدماتها الحالية والمستقبلية، وإلي تحقيق أهدافها الموضوعة بدقة وكفاية، فلا بد لها من التخطيط الجيد، علي اعتبار أنه أول الوظائف الإدارية وركيزتها الأساسي، ويفوق في أهميته الوظائف الاخري، لان التخطيط يسبقها ويمهد لها. وبالإضافة إلي ذلك فان جميع عمليات المكتبات المختلفة إن لم تكن مسبوقة بتخطيط جيد تصبح عرضة للفشل وستواجه عدة مشكلات. ولهذا يجب أن يعطي التخطيط الأولوية لدي مديري المكتبات ومراكز المعلومات.
تعريفات التخطيط:
§        يعرف بأنه الوظيفة الإدارية المهمة التي ترسم الطريق للمكتبات من أجل تحقيق أهدافها المستقبلية.
§        وكذلك تم تعريفه بأنه تحديد الأهداف الرئيسية للمكتبة، وكذلك الأهداف الفرعية للدوائر والأقسام المختلفة فيها، ومحاولة تحديد طرق تحقيق هذه الأهداف فالخطة إذا هي عمل يحدد مسبقاً بقصد بيان الأهداف وطرق تحقيقها.
§        وتم تعريفه أيضاً بأنه التدبير المسبق لعمل مستقبلي أو هو وضع الخطط المستندة علي أنسب الأساليب لتحقيق هدف معين خلال فترة زمنية معينة في ضوء الظروف الحالية وتلك التي يمكن أن تسود مستقبلاً بأفضل صورة ممكنة.
أهداف التخطيط في المكتبات ومراكز المعلومات:
أولاً: أهداف تنظيمية تتمثل في:
1.     مساعدة المكتبة في تحقيق أهدافها المنشودة.
2.     زيادة نجاح المكتبة وكفاءتهما وفاعليتها الإدارية خاصة.
3.     زيادة التنسيق والتكامل الداخلي في المكتبة.
4.     إضفاء سمة الحداثة والتطور علي المكتبة.
ثانياً: هدف وقائي: يهدف التخطيط إلي التقليل من المخاطر المستقبلية والعوامل المفاجئة وغير المتوقعة، وإيجاد الحلول المناسبة لها قبل حدوثها.
أهمية التخطيط في المكتبات: إن التخطيط من أهم الوظائف الإدارية التي تطلع بها المكتبات وإدارتها، لأنه يؤثر تأثيرا مباشرا علي طبيعة القرارات الإدارية ونوعيتها فيما يتعلق بالنشاطات والأعمال المراد إنجازها بغرض تحقيق الأهداف المرسومة.
فوائد التخطيط في المكتبات:
1.     تحديد أهداف المكتبة بصورة دقيقة.
2.     يساهم في القيام بالوظائف الإدارية المختلفة.
3.     حسن استغلال الموارد المتاحة.
4.     خفض الوقت والجهد اللازمين لإنجاز الأعمال المختلفة.
5.     يساعد علي تقليل الصراع الوظيفي بين العاملين.
6.     يقلل من اتخاذ القرارات العشوائية.
7.     يساعد علي التعامل مع العوامل المفاجئة وغير المتوقعة بكفاءة أكبر.
8.     يساعد علي تشجيع التفكير المنظم والقدرة علي التجديد.
9.     يوفر وسائل الرقابة وتقييم الأداء.
10.                     يوفر الأمن والاستقرار النفسي للعاملين في المكتبة.
التنبؤ لأغراض التخطيط الجيد:
يعد التنبؤ من أكثر أساليب التخطيط أهمية في المكتبات كغيرها من المنظمات. ويعد أحد التحديات الرئيسية  للمديرين فيها، لأنه يتطلب تصور المستقبل ومعرفة كينونته، وتقرير اتجاهاته، العوامل الداخلية الخارجية المؤثرة فيه، وذلك بغرض وضع الخطط المناسبة.
مجالات التنبؤ في المكتبات: وله خمسة مجالات رئيسية وهي:
1.     التنبؤ بالطلب علي المنتجات والخدمات المعلوماتية الحالية.
2.     التنبؤ باتجاهات الطلب علي المعلومات والخدمات والمواد اللازمة والتوظيف وغيرها.
3.     التنبؤ بالتغيرات المستقبلية التي تؤثر علي عمل المكتبة.
4.     التنبؤ الفني أو التكنولوجي.
5.     التنبؤ بمقدار التغيرات الاتجاهات المذكورة سابقا.
من الذي يقوم بالتخطيط في المكتبات:
1.     الإدارة العليا في المكتبة ومثل المدير ونوابه ومستشاريه.
2.     الإدارة الوسطي والدنيا في المكتبة: وتشمل مدراء الدوائر والأقسام.
3.     فريق التخطيط: ويشمل فريق من الموظفين هدفه الرئيسي هو التخطيط.
4.     لجنة التخطيط: تشكيل لجنة من المكتبة وتشمل المديرين في المستويات الإدارية المختلفة.
5.     مكتب أو دوائر أو قسم خاص بالتخطيط.
ميادين التخطيط في المكتبات:
1.     التخطيط الاقتصادي:أي التخطيط لمستقبل المكتبة، إعداد الخطط التنموية وإقامة المعارض الربحية.
2.     التخطيط الاجتماعي: مجاله معالجة المشاكل الاجتماعية التي تصاحب جهود التطوير والتغيير التنظيمي في المكتبات.
3.     التخطيط المالي: تعاني المكتبات من صعوبات مالية ناتجة عن الانخفاض في ميزانيتها.
4.     تخطيط القوة العاملة: أي ضمان حصول المكتبة علي الأفراد المؤهلين اللازمين لتيسير العمليات الفنية و الإدارية خلال فترة زمنية مستقبلية، وتشمل عدد الأنواع، عدد الأفراد، تطوير الأداء.
5.     التخطيط التنظيمي: أي تحديد أدوار جميع العاملين بالمكتبة.
صعوبات التخطيط في المكتبات:
أولا: صعوبات ناتجة عن عملية التخطيط نفسها، وتتمثل في:
1.     سرعة التغيير: إن سرعة التغيير التي تشهدها المكتبات والتي يتوقع استخدامها.
2.     صعوبات تدفق المعلومات اللازمة للتخطيط:وتساعد المعلومات في وضع الخطط السليمة ومتابعة تنفيذها.
3.     عدم المرونة يحتاج التخطيط إلي مرونة كافية في بيئة المكتبة.
4.     الوقت والتكاليف: الثمن والتكاليف من جانب رجل التخطيط وذلك لتطبيق الخطة وتقييمها ومتابعتها.
5.     عدم النجاح التنبؤات: قد لا تنجح التنبؤات التي يقوم عليها التخطيط لان المستقبل مجهول.
6.     عدم القدرة علي تحديد الهدف: لان تحديد الأهداف من أهم أساسيات التخطيط الناجح.
7.     عدم تحديد موقع المسئولية في التخطيط: أي تخلي بعض الإداريين سيؤدي إلي عرقلة عملية التخطيط.
ثانياً: صعوبات ناتجة عن الأفراد العاملين في عملية التخطيط منها:
1.     عوامل نفسية سيكولوجية: يرغب الأشخاص عادة في التعامل مع الحاضر وليس المستقبل المجهول.
2.     الاعتماد الكبير علي الخبرة السابقة يجب أن يكون الاعتماد علي الخبرة العامل الوحيد في نجاح العملية.
3.     مقاومة التخطيط: قد تقاوم عملية التخطيط من قبل الإدارة أو العاملين أو المستفيدين مما يشكل عائقاً.
4.     ضعف الالتزام بالتخطيط: عدم التزام العاملين بالتخطيط في جميع المستويات الإدارية.
هنالك عدة عوامل لزيادة فاعلية التخطيط وهي:
1.     المرونة.
2.     الثبات.
3.     الاستمرارية.
4.     الوضوح.
5.     البساطة.
6.     الواقعية.
7.     الإعلان عن الخطة.
8.     المشاركة في إعداد الخطة.
9.     القبول بالخطة والالتزام بها.
10.   توفير الهيكل التنظيمي.
11.   توفير المعلومات اللازمة.
الأدوات المساعدة في التخطيط:
1.     المخططات الزمنية أو الخرائط الزمنية وأشهر الخرائط خريطة جانيت.
2.     المخططات الشبكية وهي أدوات لتتبع الأنشطة التي تشتمل عليها الخطة.
3.     الحاسوب: ويعد الحاسوب أهم أدوات التخطيط.
التخطيط الاستراتيجي في المكتبات ومراكز المعلومات:
مفهومه:
§        تحديد الرؤية المستقبلية أو الرسالة والقيم الخاصة بالمؤسسة. ويعتبر جهد منظم لصناعة القرارات المصيرية الذي يصيغ هوية المكتبة ويبرر وجودها.
§        مجموعة من المبادئ والخطوات والأدوات التي صممت لتساعد كل من الإدارة العليا والمخططين والمؤسسة الأم المشرفة علي المكتبة علي التفكير والتصرف بشكل استراتيجي.
§        عملية تقوم المكتبة من خلالها بدراسة مجموعة الاقتراحات والاحتمالات المحيطة بها والتي تؤثر علي تحقيق أهدافها.
§        خلق واقع جديد يتجاوب مع تحديات المستقبل المتوقعة والتي يعبر عنها في صورة قيم وأفكار ليست فقط للمكتبة أو العاملين ولكن أيضاً للبيئة المحيطة التي تتواجد فيها المكتبة.
أهمية التخطيط الاستراتيجي في المكتبات ومراكز المعلومات:
1.     يساعد في تحديد مسار العمل في المكتبة.
2.     يساعد في تطوير النتائج المرجوة من وجود المكتبة.
3.     يؤدي إلي تحسين نوعية القرارات التي تتخذها المكتبة.     
4.     يساعد علي خلق هوية المكتبة وتلبية احتياجات المستفيدين.  
المصادر والمراجع:
1.     أحمد توفيق. مبادئ الإدارة. -  الخرطوم: جامعة القاهرة فرع الخرطوم،1987م.
2.     أنور أحمد رسلان. الإدارة العامة. – القاهرة : }د.ن{،1973م.
3.     بشير العلاق. أسس الإدارة الحديثة. - عمان : دار اليازوري العملية،1998م.
4.     بكري القباني. في الوجيز في الإدارة العامة. - القاهرة : دار النهضة العربية،1991م.
5.     ديسلر جارلي. أساسيات الإدارة: المبادئ والتطبيقات الحديثة. – الرياض: دار المريخ،1992.
6.     عمر أحمد عثمان المقلي. مبادئ الإدارة. – القاهرة: }د.ن{،2002م.   
7.     عمر احمد همشري. الإدارة الحديثة للمكتبات ومراكز المعلومات. – عمان: دار صفاء للنشر،2001م.
8.     ماجد راغب الحلو. علم الإدارة العامة. – القاهرة: دار النهضة العربية، 1991م.
9.     موفق حديد محمد. الإدارة: المبادئ والنظريات والوظائف. – عمان: دار حامد للنشر،2001م.