إعداد/أ.شاذلي محمد موسي عبد الله
مقدمة عن نظم
المعلومات:
النظام هو عبارة عن
مجموعة من العناصر التي تعمل ضمن حدود، وتتفاعل مع بعضها البعض لكي تنتج واحداً أو
أكثر من الأهداف والأغراض، وينقسم النظام بشكل عام إلي نوعين، النوع الأول نظام
مغلق والثاني مفتوح، والنوع الأول هو الذي لا يتعامل مع ما هو موجود خارج حدود المؤسسة
(أي المحيط الخارجي)، أما النوع الثاني فهو نظام متفاعل مع الجهات والمؤسسات
الخارجية ويتأثر بالمحيط الخارجي.
وفي تعريف أخر للنظام
فإنه مجموعة من العناصر والإجراءات المتكاملة أو المتداخلة، تتفاعل فيما بينها
لبلوغ أهداف معينة. وهي ليست مجموعة عناصر مجمعة بصورة عشوائية. كذلك فإن النظام
يعرف بأنه عبارة عن مجموعة من الجزيئات أو الوحدات والأجزاء المختلفة ذات خصائص
معينة تتفاعل مع بعضها وتؤثر في بعضها البعض وتنصهر فيما بينها مكونة كلاً
متكاملاً أو وحدة واحدة متجانسة لغرض تحقيق هدف معين تسير في اتجاه خاص لتحقيق
ذلك.
أما نظام المعلومات:
هو مجموعة من الإجراءات
المنظمة، والتي حيث تنفذ توفر المعلومات لدعم اتخاذ القرارات وللسيطرة علي الأنظمة
أو الهيئة.
ويعرف نظام المعلومات أيضاً بأنه عبارة عن ميكانيكية تسمح بجمع وتصنيف
ومعالجة واسترجاع معلومات مخزونة في ملفات بصورة يدوية أو ميكانيكية أو إلكترونية،
إضافة إلي خلق وإنتاج معلومات جديدة من المعلومات السابقة والموجودة أصلاً بعد
معالجتها. ونظام المعلومات من جهة أخري هو مجموعة من العناصر البشرية والآلية التي
تعمل علي تجميع البيانات وتبويبها ومعالجتها طبقاً لقواعد وإجراءات مقننة بغرض
إتاحتها للاستخدام، علي شكل معلومات مناسبة ومفيدة وعلي هذا الأساس فإن نظام
المعلومات يشتمل علي مجموعة من العناصر المكملة لبعضها والمترابطة مع بعضها بحيث
لا يكتمل النظام بدون واحد من هذه العناصر، وهي:
1.
مجموعة القوة البشرية المؤهلة بمستويات مختلفة،
والمدربة لتنفيذ النشاطات المعلوماتية المطلوبة.
2.
مجموعة النظم والأساليب الفنية المتبعة،
والبرمجيات المطلوبة لمعالجة البيانات وتنظيم وخزن وبث واسترجاع المعلومات.
3.
الأجهزة وتكنولوجيا المعلومات والاتصالات،
بمختلف أشكالها وأنواعها.
4.
البيانات المتوفرة في مصادر المعلومات
المختلفة، والتي تقوم البرمجيات والنظم والأساليب الفنية بمعالجتها وتخزينها
واسترجاعها، عن طريق الطاقات البشرية والأجهزة والتكنولوجيات المتوفرة، وتمثل مثل
هذه البيانات مدخلات النظام.
5.
مجموعة المستفيدين التي تستثمر مخرجات
النظام من جهة وتكون عناصر أساسية في رفد النظام مجدداً بما تنتجه من بيانات
ومعلومات.
الأسباب التي تدعوا إلي بناء نظم المعلومات:
1.
التعقيد في الأعمال والتوسع بحيث يستحيل
معها الضبط بدون تنظيم.
2.
الحاجة إلي المعلومات الدقيقة والسريعة
الشاملة.
3.
التطور التكنولوجي وتأثير ذلك علي
المؤسسات.
4.
ظهور المنافسات الشديدة بين المؤسسات
كنتيجة للتطور التكنولوجي.
5.
اتخاذ القرارات الصحيحة وفي وقت قصير.
أركان نظم المعلومات:
1.
الجهات المنتجة للمعلومات: وهي المؤسسات
المختلفة التي تنتج عنها أنواع وأشكال مختلفة من المعلومات.
2.
أوعية ومصادر المعلومات: كالوثائق المختلفة
والمطبوعات بمختلف أنواعها.
3.
أخصائيو المعلومات: وهم المسئولون عن اقتناء
المعلومات وتنظيمها وحفظها واسترجاعها عند الطلب.
4.
الأجهزة والمعدات: كالحواسيب الإلكترونية
والأجهزة المطلوبة لتخزين وحفظ ومعالجة المعلومات ونقلها.
5.
مركز وقسم المعلومات: المكان الذي تعالج
فيه المعلومات من حيث التجميع والتنظيم والحفظ والاسترجاع.
6.
المستفيدون: كالمخططين وصانعي القرارات
والباحثين والمستفيدين من خدمات المعلومات ونظمها والذين يمثلون العمود الفقري في
نظام المعلومات الذي وجد من أجلهم.
خصائص نظام المعلومات الجيد:
1.
التكامل بين عناصر النظام.
2.
حجم البيانات وكفايتها.
3.
الوسائل المستخدمة.
4.
ملائمة المعلومات.
5.
بساطة النظام وسهولة استخدامه.
6.
المرونة في النظام.
7.
تحقيق التوازن في الأهداف.
8.
إمكانية قياس المعلومات.
ويمكن أن تستخدم نظم المعلومات في مختلف أنشطة المكتبات أو في الخدمات
التي تقدمها المكتبة ومن أهم الخدمات التي تقدمها المكتبة هي خدمة الإعارة، ولهذا
اختار الباحث هذه الخدمة، لتخطيط نظام لها من بين الخدمات المختلفة التي تقدمها
المكتبة.
التخطيط لنظام الإعارة:
أولاً: تحليل النظام:
التحليل هو فهم وإدراك النظام القائم
المطلوب تحويله إلي شكل محوسب وتحليل مكوناته وعناصره إلي جزئيات صغيرة تصل
بالنهاية إلي وضع تصورنا الملائم للنظام الجديد.
وبموجب هذا التحليل يمكن بناء نظام جديد يختلف تماماً عن النظام
اليدوي أو يأخذ جوانب منه. وأنه كذلك تحليل للمشكلات والمعوقات والتعقيدات التي
كانت تصاحب النظام اليدوي والعمل علي وضع الحلول لها من خلال حوسبة النظام. وهذه
الخطوة هي الأهم وهي مفتاح لفشل النظام أو نجاحة.
و تحليل النظام عبارة عن دراسة تفصيلية لفهم النظام القائم والوقوف
علي مشاكله لغرض بناء نظام أفضل منه، وعند تحليل النظام إلي عناصره المختلفة فإن
نظام الإعارة أو السيطرة علي الإعارة تعتمد علي الأتي:
1.
مجموعة المكتبة.
2.
المستفيدون أو المستعيرون.
إذن فإن النظام يجب أن يضم الملفات التالية:
1.
ملف المستعيرون.
2.
ملف المعلومات الببليوجرافية الخاصة
بالمجموعات التي يسمح بإعارتها.
ومن أفضل النظم في السيطرة علي الإعارة نظام الباركود وهو من أفضل
السوائل والطرق المستخدمة والمعتمدة علي حركة المواد المسترجعة وربطها مع
المستعيرين، حيث تستعمل الماسحات الضوئية للتعرف علي هوية المستعير والكتاب
المستعار حيث يتم التعرف علي الكتب المستعارة وتاريخ الإرجاع. وهذه الطريقة من
أسهل الطرق وأكثرها دقة وأسرعها حيث ألغت الكثير من الخطوات اليدوية وكثرة التدقيق
وكتابة البطاقات وترتيبها حسب أسماء المستعيرين وحسب فترات إعارة الكتب. وان أسهل
الطرق في السيطرة علي الإعارة هو إنشاء ملف يضم المعلومات التالية: المادة
المستعارة – أسم المستعير – رقم التسجيل – رقم التصنيف – مؤلف المادة المستعارة –
تاريخ الإعارة – تاريخ الإرجاع.
ثانياً: تصميم النظام:
الغرض من تصميم النظام هو أن يكفل النظام
للمستعيرين المسجلين الوسائل التي تمكنهم من استعارة المطبوعات وكذلك توفير حسابات
دقيقة عن لإرجاع المطبوعات.
مكونات النظام:
سجل المستعيرين – سجل الغرامات – سجل
الإرجاع – سجل التجديد – سجل الحجز – سجل التأخير – سجل التقارير – سجل الإحصائيات.
فئات المستعيرين:
1.
الفئة الأولي: أعضاء هيئة التدريس و لهم استعارة
أكثر من خمسة كتب.
2.
الفئة الثانية: الموظفين لهم استعارة من 3
كتب.
3.
الفئة الثالثة: الطلاب لهم استعارة أقل من
ثلاثة كتب. وبذلك يتعرف النظام علي فئة كل مستعير ويحدد حقه في الإعارة.
إجراءات نظام الإعارة الآلي:
يحتوي نظام الإعارة في المكتبة علي مجموعة
من العمليات تشكل مجموعة المهمات التي يقوم بها موظف الإعارة ويمكن تحديد تلك
العمليات في الأتي: الإعارة – الحجز –
التجديد – الإرجاع – المطالبة.
إجراءات الإعارة:
سجل المستعيرين:
ويتم فيه عملية إعارة الكتاب إلي المستعير
ونحتاج هنا إلي معرفة الأتي: رقم سجل الكتاب – رقم المستعير. ويقوم النظام بعد
إدخال هذه البيانات بإظهار بيانات الكتاب وبيانات المستعير. ويمكن أن يسبق أن يسبق
أي رقم منهما الأخر في الإدخال وليس بالضرورة أن يكون رقم الكتاب أولاً أو رقم
المستعير ثانياً حيث يمكن بناء نظامين مختلفين للإعارة بناءً علي رقم سجل الكتاب أو
رقم سجل المستعير ولا يؤثر ذلك علي الإطلاق في كفاءة النظام وأفضل أن يكون رقم الكتاب
هو الذي يدخل أولاً لأن المستعير يخرج البطاقة التي عليها رقمه كمستعير في المكتبة
وبعد ذلك يقوم موظف الإعارة بالتحقق من رقم الكتاب وإدخاله علي النظام للتعرف
عليه.
إجراءات حجز الكتاب:
يحدث أحياناً أن يكون الكتاب المطلوب
مستعار من قبل مستعير وياتي مستعير أخر لطب استعارته فيبحث عنه علي الرفوف فلا
يجده فيتوجه للمسئول عن الخدمات من أجل البحث عنه ، وبالبحث في النظام الآلي يتم
التأكد من أن الكتاب معار، عندئذ يطلب المستفيد حجزه، وهنا يتم حجز الكتاب له وحين
يتم إرجاع الكتاب من قبل المستعير يقوم النظام بإصدار رسالة تفيد أن الكتاب محجوز
لمستفيد وأن يجب عليه الحضور لاستعارته، ولا تكاد تختلف عملية الحجز عن الإعارة
سوي أن المستفيد لا يستلم الكتاب إلا بعد إرجاعه وإعداد إجراءات الإعارة له، وعند
الحجز يجب عمل الأتي:
1.
يجب أن يقبل النظام حجز الإعارة أو الحجز
عند استلام طلب من المستعير.
2.
يجب أن يرتب النظام أولوية الحجز طبقاً
لأولوية المستعيرين الذين طلبوا الحجز مسبقاً.
3.
يجب أن يسمح النظام بإلغاء الحجز أو إبداله
حسب طلب المستعيرين.
4. مرونة
عمليات الحجز والإبدال طبقاً لما يقدره موظف المكتبة.
التجديد:
إجراءات تجديد إعارة الكتاب: يحتاج المستعير أحياناً تجديد الإعارة للكتاب
الذي في حوزته لأنه لم ينتهي من الإطلاع عليه بالكامل أو لحاجته لمزيد من الوقت
لدراسته، ولذلك تلجأ المكتبات إلي تمديد فترة الإعارة وفي هذه الخطوة يجب أن يكون
النظام قادراً علي تجديد الإعارة بدون وجود الكتاب المعار.
الإرجاع:
إجراءات إرجاع الكتاب: بعد أن ينتهي المستعير من الإطلاع علي الكتاب الذي
أعاره خارج المكتبة يقوم بإعادته للمكتبة سواءً في التاريخ المحدد للإرجاع أو في
تاريخ سابق له. وهنا يقوم المسئول عن قسم الإعارة باستلام الكتاب وإدخال رقمه
فيقوم النظام بإرجاع الكتاب.
التأخير:
إجراءات المطالبة برد الكتب المتأخرة: وهنا يقوم
النظام بإصدار مطالبات لهذا المستعير في التاريخ المحدد للإرجاع فإذا كانت الاستعارة
لمدة أسبوعين فإن النظام يقوم بإصدار مطالبة في أخر يقوم محدد في الأسبوعين كمطالب
أولي للمستعير برد ما لديه من كتب وأغلب النظم الآلية تقوم بإصدار ثلاثة مطالبات
لكل مستعير وتختلف المدة بين كل مطالبة وأخري تبعاً لقواعد وقوانين كل مكتبة (ثلاثة
أيام، أسبوع، أسبوعين). وغالباً ما يتم وضع اسم المستعير في قائمة الممنوعين من
الإعارة مع انتهاء مهلة المطالبة الثالثة وبالتالي يتم إيقاف المستعير عن الإعارة،
وتلجأ بعض المكتبات إلي الاكتفاء بالغرامات لكل مستعير يتأخر عن إرجاع الكتب
المعارة.
الغرامات:
يجب أن يزود النظام وبطريقة دقيقة وسريعة
بمعدل لا يزيد عن 3 ثواني لكل غرامة وقيمة الغرامات علي الكتب التي استعارها
المستعير.
أن يكون النظام قادراً علي قراءة هويات
المستعيرين بالطريقة الضوئية لإدخال بيانات الهوية إلي الحاسب.
أن يسمح النظام بإدخال الهوية يدوياً كبديل
احتياطي للطريقة الضوئية.
أن يتأكد النظام من سريان الحق أو الصلاحية
باستخدام المكتبة.
أن يكون النظام مرن للتغلب علي عراقيل أو
معوقات فنية في النظام.
أن يفحص النظام تاريخ الاستعارة وبناءً
عليه يحسب تاريخ الإرجاع للمكتبة.
التقارير: تتكون تقارير نظام الإعارة من الأتي:
1. التقارير
الزمنية: تقارير بالإعارة اليومية، الأسبوعية، الشهرية، السنوية.
2. أشكال
التقارير: تقارير الكتب، الدوريات...الخ.
3. تقارير
المطالبات: مطالبات يومية، أسبوعية، شهرية، سنوية.
4. تقارير
الحجز: تقارير حجز الكتب، الكتب التي تم حجزها ولم يتم إعارتها، تقارير بأسماء
المستعيرين.
5. تقارير
التجديد: تقارير بالكتب التي تم تجديد إعارتها، في فترة محددة، موضوع معين، لأكثر
من مرة.
6. تقارير
خاصة بالمستعيرين: تقارير بأسمائهم وفئاتهم.
7. تقارير
الاستعارة حسب لغة الكتب: عربي – إنجليزي...الخ.
إحصائيات الإعارة: يجب أن يقوم النظام
بإحصائيات رقمية دون بيانات.
1. عدد
الاستعارات لعدد كتب المكتبة خلال مدة محددة.
2. نسبة
المستعيرين إلي عدد المستعيرين المسجلين خلال مدة محددة.
3. عدد
الاستعارات في موضوع معين بالنسبة لما تملكه المكتبة ككل من نفس الموضوع.
4. عدد
الاستعارات في رقم تصنيف معين .
5. عدد
المطالبات بالنسبة لعدد الاستعارات.
6. عدد ونسبة
وثائق المكتبة إلي عدد الوثائق المعارة.
7. عدد ونسبة
طلبات التجديد إلي عدد الاستعارات.
8. عدد ونسبة
طلبات الحجز إلي عدد الاستعارات.
9. عدد نسبة
المستعيرين إلي نسبة العاملين في المكتبة.
وتم تقسيم الورقة إلي ثلاثة أقسام:
القسم الأول: البيئة: ونقصد بالبيئة المؤسسة التي يعمل بها
النظام.
- احتياجات المستفيدين: يحتاج المستفيدين إلي النظام بغرض تسهيل
عملية الإعارة. وتتعلق احتياجات المستفيدين من المعلومات لدعم البحث العلمي وهناك
عدة أنواع من الاحتياجات، منها: دعم البحوث، دعم المقررات الدراسية، وقد يحتاج
المستفيدين إلي عدة أنواع من مصادر المعلومات وهي: الكتب، الدوريات التقليدية
والإلكترونية. ويستخدم المستفيدين عدة طرق للبحث عن مصادر المعلومات: الرف مباشرة،
الاستعانة بالموظف، الرجوع إلي الفهرس الآلي، يلجأ بعض المستفيدين إلي زملائهم.
- مصادر المعلومات: وعادة تضم المكتبة الجامعية الأتي: الكتب
بأشكالها المختلفة ، الدوريات ،المراجع، البحوث والرسائل الجامعية ،المواد السمعية
والبصرية ،وغيرها من المصادر المختلفة.
أهداف النظام :
1. ربط جميع
عناصر الاعاره مع بعضها البعض
2. أبراز
العلاقات بين النظم الفرعية النظام الاعاره
3. تيسير سبل
التعرف على المواد المعارة
4. ربط نظام
الاعاره مع نظمه الفرعية الاخري
5. الدقة
وضبط الإجراءات المختلفة للنظام
تحديد
عناصر النظام:تتكون عناصر النظام من عناصر الآتية:
1. سجل
المستفيدين
2. سجل الغرامات
3. سجل الإرجاع
4. سجل
التجديد
5. سجل الحجز
6. سجل
التأخير
7. سجل
الإحصاءات والتقارير
القسيم الثاني :مكونات المعالجة تتكون من
آلاتي :
1. مدخلات
النظام ومخرجاته
2. مدخلات
النظام من استفسارات المستفيدين
3. مخرجات
النظام والاجابه على الاستفسارات المستفيدين
4. أما الطرق
المعالجة هي عملية تحويل المدخلات إلى مخرجات.
تصميم
قاعدة المعلومات:وهي عبارة عن ملف أو مجموعة من الملفات المرتبطة معاً بتطيع
المستخدم المعني الوصول إلى البيانات فيها الطريقة مجردة من شاء.
وتصميم في هذا القاعدة:بطاقة للمستعيد بكتب
عليها اسم المستعيد ورقم بطاقته و الكلية والقسم الخاص به والكتاب الذي استعاره
ومؤلفة، ورقم تسجيله،ورقم التصنيف ،وتاريخ الاعاره ،والتوقيع عند الاعاره ،وتاريخ
الإرجاع ،والتوقيع عند الإرجاع ،والملاحظات با المستعيد.
الضوابط تتمثل الضوابط في اللوائح التي
تحكم عميلة الاعاره .
معايير الأداء: تقاس معايير الأداء بالنسبة
النظام من كونه يلي احتياجات المستفيدين السرعة ،الدقة ،المرونة .
القسم الثالث:الهيكل التنظيمي، ويتكون
الهيكل التنظيمي من نظام الاعاره و الانظمه الفرعيه له.
متطلبات الأجهزة:
أولا:المتطلبات المادية وتشمل :
أولا:المتطلبات المادية وتشمل :
1. الأجهزة
2. البرامج
3. الملحقات
المختلفة للأجهزة
ثانيا:المتطلبات البشرية وتشمل:
1.
محللي النظم
2.
مصممي النظام
3.
الهبر مجين
4. المستخدمين
تدريب المستفيدين علي استخدام النظام :
تتم تدريب المستفيدين علي استخدام النظام اللاستفاده من الخدمات التي
يقدمها تهم.
المصادر المراجع :
1.
محمد أمان .تصميم نظم المكتبات. - القاهر
ه:الاسكندرية للوسائط المتعددة،2001م.
2.
ربحي مصطفى عليان،أمين النجداوى .مقدمه في
علم المكتبات والمعلومات ._عمان دار الفكر ،1999م.
3.
زين عبد الهادي .الانظمه الإلية في
المكتبات .- القاهرة :المكتبة الأكاديمية ،1995م.
4.
عامر إبراهيم قنديلجي ،إيمان فاضل
السامرائى .حوسبة لاتمته المكتبات ـ عمان دار المسيرة للنشر والتوزيع ،2004م.
5.
عامر إبراهيم قنديلجى ،إيمان السامرائى
.قواعد وشبكات المعلومات المحو سبة في المكتبات ومركز المعلومات .ـ عمان في دار
الكفر ،200م.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق