تحليل وتصميم نظم المعلومات

تحليل النظم: هو التقويم الإجرائي لعمليات منشاة الأعمال لاكتشاف وفهم مجالات مشاكل العمل الرئيسية ودراسة كل عنصر علي حدة وعلاقتة مع العناصر الأخرى.بالإضافة إلي انه يجب أيضا تقويم كل المؤثرات الداخلية والخارجية(البيئية). وكذلك القيود بالنظام التي لها تأثير علي مراكز اتخاذ القرارات الرئيسة في النظام الحالي.

-هو عملية فهم واستيعاب وتقييم النظام الموجود لنري كيف يعمل وكيف يقابل احتياجات المستخدمين وتحديد المتطلبات الوظيفية المطلوبة من النظام الجديد ومحدداتها.

مفهوم تحليل النظم: يقصد بتحليل النظم ما يلي:

1.     تجزئه النظام إلي مجموعة المدخلات أو الإجراءات والمخرجات والتغذية الراجعة.

2.     تحديد عناصر المدخلات والمخرجات وتحديد العلاقات المنطقية فيما بينها.

3.     تنظيم الإجراءات الداخلية في تركيبة النظام ضمن منظومة معادلات رياضية وعلاقاتها المنطقية وعمليات معالجة البيانات واضحة المعني محددة المدخلات ودقيقة المخرجات.

4.     إيجاد العلاقات التركيبية ووسائل اتصال المعلومات والبيانات مع بعضها البعض في منظومة الأنظمة الفرعية المكونة للنظام.

5.     تحديد أساليب السيطرة علي مدخلات وإجراءات ومخرجات النظام.

6.     تحديد أهداف النظام، وتصاغ هذه العبارات محددة المعني والعناصر.

7.     تعديل وتحديث النظام، وصياغة هذه العبارات محددة المعني والعناصر.

8.     بناء وتصميم الأنظمة الجديدة.

9.     تحديد مستخدمي النظام.

تعريف تحليل النظام: هو تحليل نظام قائم وتصميم نظام جديد وإقامته وتنفيذه وتقديمه لتوفير المعلومات اللازمة لصنع القرارات في مؤسسة ما. وعند تحليل النظام يجب ان يكون لدى محلل النظم صورة واضحة عن:

·     العناصر التي يتكون منها النظام.

·     مستوي علاقات التبادل يبن العناصر المكونة للنظام.

·     الأغراض والأهداف من النظام الذي يخضع للتحليل.

مراحل تحليل النظام:

أولا: تشمل مراحل تحليل النظام الحالي مجموعة من المجالات الرئيسية التالية وهي:

تجيع البيانات عن الطرق والإجراءات الموجودة، والغرض من هذا النشاط هو تجميع معلومات عن الطرق والإجراءات الموجودة، وهذه المعلومات متعلقة بالاتي:

·        أهداف النظام الحالي .

·        المدخلات.

·        المخرجات.

·        البيانات المحتفظ بها النظام.

·        المعالجة.

·        التنظيم الذي يؤدي عمليات التشغيل.

·        السياسات التي تعمل بموجبها النظام الحالي.

·        جودة المخرجات.

·        مجالات المشكلة.

·        اقتراحات مقدمه لتحسين النظام.

·        تقويم التكلفة والعائد بالنسبة للنظام الحالي.

ويجب أن يكون هناك مجهود في تجميع أو إعداد البيانات الملائمة، من خلال العمليات التالية:

·        عقد لقاء مع الأفراد المحتمل تأثرهم بالنظام لشرح غرض الدراسة.

·        إعداد ونشر وصفة موجزة عن الدراسة والغرض منها.

·        تجميع أي دراسات سابقة عن النظام أو جزء منه.

·        حجم كافة الحقائق عن المنشأة.

·        مشاهدة عمليات التشغيل والمقابلات الشخصية مع الأفراد القائمين بالعمل.

·        تجميع كافة الوثائق عن النظم الحالية.

·        اختيار احدي طرق المعاينة الإحصائية التي سيتم استخراجها.

·        تجميع عينات من جميع الملفات المستخدمة بالنظام.

·        تجميع عينات عن المخرجات.

·        إعطاء تأكيد علي الأخطاء و مصادرها.

·        البحث عن مجالات المشكلة الحالية والمتوقعة.

·        إجراء مقابلات شخصية واجتماعات لتوضيح العمليات الموجودة وتوثيق النتائج البارزة.

·        تسجيل الحقائق المجمعة وإدخالها في الدراسة.

تحليل الطرق و الإجراءات الموجودة: إذا ظل النظام الحالي مستخدماً، فانه من الضروري تقديم الإجراءات و الطرق المصاحبة من اجل تعريف المشكلة في صورة متطلبات وقيود للنظام المقترح. ويمكن إنجاز هذا النشاط من خلال مجموعة من الخطوات التنفيذية التالية:

·        بعد أن يتم تجميع الحقائق كاملة، فان النتائج يتم مناقشتها مع الإدارة قبل البدء في عملية التحليل.

·        وفي عملية تحليل الحقائق هناك تحري حقيقي يجب علي سؤالين هما: لماذا يجب أداؤها ولماذا تظل مطلوبة

·        مراجعة التعريف الأصلي للمشكلة إذا كان ذلك ضرورياً.

·        إجراء مقابلات شخصية لتوسيع صورة النظام وتوضيحها.

·        إعداد قائمة بكل المعدات والأجهزة المستخدمة.

·        عملية تقويم حاسم عن شكل المدخلات والملفات و التقارير.

·        عمل خريطة تدفق لمسار بيانات النظام.

·        عمل تحليل واعي عن جميع الأخطاء.

·        تحليل كافة المشاكل.

·        كتابة توصيف روائي وتفصيلي عن النظام الحالي.

·        إنشاء إحصائيات تشغيل ومسار البيانات.

·        إنشاء تصور تفصيلي لتكاليف النظام الحالي.

·        تقرير الطرق والإجراءات الموجودة.

البيئة التنظيمية: وتوجد مجموعة من الاعتبارات يجب علي محلل النظم مراعاتها عند دراسة وتحليل البيئة التنظيمية وهي:

تاريخ المنشاة وبيئتها التنظيمية، يمكن توجيه الانتباه ناحية أهداف النظام وتكون الأسئلة الهامة التي يجب الإجابة عنها هي الأهداف وهي:

·        ما الذي يجب علي النظام أن يعمله؟.

·        ما هو مقدار المعلومات الداخلة فيه؟.

·        من سيستخدم المعلومات؟.

·        ما هي الاحتياجات النوعية للمستفيدين؟.

·        ما هي الضوابط الضرورية لحماية المعلومات؟.

وهناك أهداف أولية وثانوية أما الأولية توضح الغرض النوعي أو السبب في وجود نظام المعلومات.

أما الهدف الثانوي فيعود إلي الاستخدام الجانبي أو المساعد أو حسب الإنتاج الذي يساهم به النظام في خدمة المستفيدين.

تعيين أهداف النظام:

خلال هذا النشاط يتم ترجمة احتياجات المستفيدين إلي أهداف واضحة(متطلبات) يجب استفاءها بواسطة نظام المعلومات، وتوضع هذا الأهداف في شكل تفصيلي وافي للتمكن من وجود مستوي أداء قابل للقياس.

الموارد والقيود:

يجب أن تعكس أهداف نظام المعلومات أي موارد خاصة يمكن استغلالها أو أي قيود خاصة يجب أن يعمل تحت ظلها. وتشمل الموارد ذات العلاقة تنوع خاص بالوضع النقدي القوي أو نوعية خاصة من العاملين ذوي المهارات العالية. وبالعكس، فان الوضع المالي الضعيف أو عدم توفر مهارات مناسبة قد يضع قيوداً صارمة علي نوع نظام المعلومات الذي يكون واقعياً للحصول علية. وتشكل كل من الموارد والقيود وجهي عمله واحدة، فهما تحددان جدوى الحلول المقدمة والمقترحة. وبعض هذه القيود هي قيود مالية وقانونية. وهناك قيود ناشئة من البيئة التنظيمية، وقد تظهر قيود أخري من عدم مرونة سياسات الإدارة داخل المنشأة.

تعيين الموارد والقيود:

أولاً: والموارد تشمل الأتي:

1.     أجهزة الحاسب والبرامج الجاهزة والأفراد.

2.     الوسائط كالشرائح، الأقراص...الخ.

3.     التمويل (تقديرات التكاليف للتنفيذ).

ثانياً: القيود:  وكذلك القيود كذلك بالاشتراطات البيئية التي قد تفرض حدوداً علي تطوير النظام وهي:

1.     توجيهات وتوصيات الإدارة.

2.     النظم السابقة وتوثيقاتها.

3.     قابلية الاتساع و الانسجام.

4.     الوقت المطلوب من اجل التنفيذ.

5.     التقارير المالية.

6.     المرونة و قابلية الصيانة.

7.     سياسة استراتيجية المنشاة.

8.     الوثائق القانونية التنظيمية.

9.     متطلبات المراجعة المالية.

مدخلات النظام: وهي البيانات وتتعلق بالعناصر التي تدخل إلي النظام لكي تعالجه، مثلاً المواد الخام، البيانات.

مخرجات النظام: وهي المعلومات وتتعلق بالعناصر التي أنتجت خلال عملية التحول إلي الجهات التي تحتاجها.

وظائف معالجة النظام: وهي عمليات تحويلية يتم من خلالها تحويل المدخلات إلي مخرجات.

مقاييس الرقابة و معايير الأداء: بمجرد إتمام تقويم وفهم العلاقات بين المخرجات و المعالجة و المدخلات يلقي محلل النظم نظرة فاحصة علي ضوابط النظام الحالي. وترجع مقاييس الرقابة بصفة أولية إلي عملية تحقيق رقابة عديدة للحصول علي إنتاج دقيق للمخرجات المرغوب فيها.

معايير الأداء: الغرض الرئيسي من هذا النشاط هو وضع معايير (مواصفات) كمية لقياس كفاءة وفاعلية النظام الجديد. ويمكن تلخيص التصنيفات الرئيسية لمعايير الأداء علي النحو التالي:

1.     التكلفة: هي تكلفة تشغيل النظام المستمر بالإضافة إلي تكلفة التحويل.

2.     الزمن: هو وقت الاستجابة للمدخل الذي يستنفذ في عملية التداول و التشغيل.

3.     الدقة: هي دقة العمليات ويتم وصفها في شكل عدد مرات تكرار الأخطاء المعنوية.

4.     التوافر: هي الإمكانيات المتاحة للنظام الكلي متضمناً ذلك تكرار أو فترات تدهور طرق الأداء.

5.     المرونة: مدي قابلية تكييف النظام لتلبية الاحتياجات المختلفة لجميع المستفيدين.

6.     الأمن: هو مدي الضمان القانوني للنظام و الحماية و الضمان له.

7.     السعة: هي طاقة النظام موضحة في صورة متوسط وأقصي حمل للنظام.

8.     القبول: هي مدي تقبل العاملين و الإدارة والمستفيدين و العملاء للنظام.

9.     الكفاءة: هي كفاءة و إنتاجية النظام موضحة في شكل معدل ونسبة الأداء.

10.   الجودة: وهي قدرة النظام علي الاحتمال والمقاومة موضحة في صورة التفاوت المسموح به و المظهر الخارجي للنظام.

تقرير متطلبات النظام:

  يعتبر النشاط النهائي في مرحلة تحليل النظام الحالي توثيق متطلبات النظام التي تم تحليلها في الأنشطة السابقة في (تقرير متطلبات النظام) الذي يحتوي علي وصفا تفصيلياً لاحتياجات المعلومات للمستفيدين. و سواء كان هذا التحليل لنظام المعلومات الحالي أو المتعلقة بالنظام المقترح، فيجب أن يحتوي التقرير علي المتطلبات الآتية: 

1.  متطلبات المدخلات: المصدر أو المحتوي و الشكل و التنظيم و الحجم (المتوسط و الاقصي) و التكرار و أدلة الترميز و متطلبات الحصول عليها و تحويلها.

2.  متطلبات المعالجة: وأنشطة معالجة المعلومات الأساسية المطلوبة لتحويل المدخلات إلي مخرجات قواعد، نماذج القرار، و الأساليب التحليلية و السعة، وكمية العمل، وقت التحويل، وقت الاستجابة المطلوب.

3.  متطلبات المخرجات: الشكل و الحجم (المتوسط و الاقصي) و التكرار و عدد النسخ ومكان الوصول للمستفيدين و التوقيت، وفترة الاحتفاظ المطلوبة.

4.  متطلبات التخزين: التنظيم و المحتوي، وحجم قاعدة البيانات، وأنواع التحديث و الاستفسارات و تكراراتها، ومدة مبررات حفظ أو حذف السجل.

5.  متطلبات الرقابة: متطلبات الدقة والصحة و السلامة و الأمن و الكمال وتكيف المدخلات، ووظائف المعالجة و المخرجات، ووظائف التخزين في النظام.

  وسوف يستخرج في إعداد هذا التقرير وسائل توثيق النظم المعروفة، مثل:

1.  مخطط تدفق البيانات.

2.  خرائط تدفق البيانات.

3.  مخطط المدخلات أو المخرجات.

4.  قواميس البيانات.

أدوات تحليل النظم: يستخدم محلل النظم مجموعة من الأدوات الأساسية لوصف النظام الحالي بالإضافة إلي إعداد تقرير متطلبات النظام و أهم هذه الأدوات: خرائط التدفق و جداول القرارات.

أولاً: خرائط التدفق: تعتبر من أهم الأدوات التي يستخدمها محلل النظم في التعبير عن خطوات تنفيذ النظام، ويمكن تعريفها بأنها عبارة عن وسيلة بيانية للتعبير عن خطوات تنفيذ العمليات واتجاه سير البيانات وتوضيح تتابع الأحداث وتصويرها لتسهيل رؤية العلاقات المختلفة بين الأفراد و الأعمال التي يقومون بتنفيذها أو تتابع الأحداث واتجاه سير العمل.

خرائط تدفق العمليات: وهي من الأساليب القديمة المستخدمة في مجال الهندسة الصناعية لتوضيح تتابع خطوات النظام أو الإجراءات لتنفيذ عملية معينة.

خرائط التدفق للنظام: يقوم محلل النظم بإعداد خرائط تدفق النظام لتوضيح خطوات تتابع تنفيذ العمليات داخل النظام.

ثانياً: جدول القرارات: يعتبر جدول القرار مصفوفة من أعمدة وصفوف توضح مجموعة من الشروط و الأفعال ويستخدم عند توافر مجموعة من الشروط والبدائل والتي يترتب عليها اتخاذ قرار معين. ويتضمن الجدول قواعد القرارات ويتكون جدول القرارات من جزأين رئيسيين وينقسم كل جزء إلي قسمين هما:

1.  الجزء العلوي: ويتضمن الشروط والأسئلة ومجموعة القواعد المتبعة للوصول إلي القرار وينقسم إلي قسمين هما:

·     قسم جمل الشرط: ويتضمن الشروط التي يجب مقابلتها وهي الشروط المناسبة وثيقة الصلة بالموضوع.

·     قسم مداخل الشرط: يتضمن القواعد التي يجب إتباعها والتي تقوم بالإخبار عن القيم التي يتم تطبيقها لشرط معين.

2.   الجزء السفلي: ويتضمن الأفعال التي يجب اتخاذها في حالة تحقيق شرط معين أو في حالة عدم حدوث شرط معين وينقسم إلي القسمين التاليين وهما:

·     قسم جمل الأفعال: ويتضمن قائمة بجميع الأفعال التي يجب إتباعها ويوضح جميع الخطوات التي يمكن إتباعها عند حدوث شرط معين.

·     قسم مداخل الأفعال: ويتضمن قائمة الأفعال التي يجب اتخاذها وهي الأفعال المحددة في المجموعة والتي يتم اتخاذها عند تكوين الشروط المختارة.

تصميم وتنفيذ نظم المعلومات:

أولاً: تصميم النظام الجديد:

تعتبر عملية تصميم النظام هي ترتيب العناصر المختلفة للنظام الحالي أو النظام الجديد و جعلهما يعملان معا بطريقة كلية و متكاملة. وإذا كان تحليل النظم يركز علي حالة النظام الحالي أو ماذا يقدم النظام الحالي أو ماذا يقدم النظام الحالي للمستفيد. فان تصميم النظم يركز علي الحالة التي سوف يكون عليها النظام. ويجب دراسة مجموعة من العناصر والعوامل الهامة والمؤثرة في عملية التصميم وتقويمها بعناية وهذه العناصر هي :

1.  موارد المنشاة: تتكون كل منشاة من الموارد البشرية الإجرائية والتكنولوجية التي تساهم في نموها والحفاظ عليها. وفي الإدارة التقليدية تتكون الموارد الأولية للمنشاة من الأفراد، وراس المال، الآلات، المواد، الإجراءات، المعلومات، ويجب أن تستخدم هذه الموارد بفاعلية في دعم أنشطة تصميم وتنفيذ النظم.

2.  متطلبات المستفيد: بصفة مبدئية تجري عملية تحليل النظم بغرض إيجاد طريقة لتعديل النظام الحالي أو تطوير النظام الجديد الذي يلائم ويواجه متطلبات المستفيد. وتعتبر التكلفة هي القيد الرئيسي الذي يجعل من النادر تصميم نظام يفي بمتطلبات جميع المستفيدين.

3.  متطلبات الأجهزة: يتطلب تصميم النظم تقويماً للطرق النوعية لتشغيل بيانات المستفيد و هي الطرق الموجودة (اليدوية و الالكترونية) ويعتبر تصميم النظم المرتبطة بالحاسب الالكتروني أكثر تعقيداً وصعوبة وتتزايد درجة الصعوبة كلما تكون المنشاة كبيرة ومتنوعة الأنشطة وعندما يكون عدد المستفيدين للمتأثرين بالنظام الجديد متزايداً.

4.  متطلبات النظم: تشير متطلبات النظم إلي مخرجات المعلومات والمتطلبات الأخرى المحددة في مرحلة التحليل، ومتطلبات النظم هي الخصائص الرئيسية التي يتميز بها النظام الجيد التصميم وهي:

·     البساطة: ويكون النظام ناجحاً بقدر ما يكون بسيطاً وسهلاً.

·     الاقتصاد: يعتبر أي نظام جديد غالي الثمن وباهظ التكلفة ويجب أن يعمل محلل النظم داخل حدود القيود المالية للمشروع في مسار يقظ للتكلفة، ولا يمكن التوجيه ببديل أخر. ويجب أن يحدث توازن بين تكاليف النظام وبين العائد المنتظر من استخدامه.

·     المرونة: يجب أن يدخل في تصميم النظام الجديد خصائص تجعله قابلا لتعديل أي عملية في النظام عند الضرورة وبالإضافة إلي ذلك يجب أن يتسع النظام الجديد للمتطلبات المستقبلية للمستفيدين.

·     الإعتمادية:  يستخدم تعبير الإعتمادية (كون الشيء جديرا بان يعتد عليه) هنا علي أساس مستوي ثقة المستفيد في مخرجات المعلومات من النظام الجديد ويمكن الوصول إلي أقصي إعتمادية للنظام بتصميم نظام رقابة يحتوي علي نقاط رقابة قوية وفعالة في مراحل التشغيل المختلفة.

·     القبولية: يجب تصميم النظام الجديد ليتلائم مع المستفيدين والعاملين معه، ويؤدي ذلك إلي ضمان قبولهم ودعهم لهذا النظام ومهما بلغت كفاءة وفاعلية النظام فلا يمكن استخدامه بدون تعاون وقبول المستفيد.

تصميم النظم المنطقية: يتم في هذه المرحلة من دورة حياة النظام تحويل أهداف النظام إلي مواصفات النظام المصممة بالكامل. وتتكون هذه المواصفات من التصميم العالي المستوي للنظام ككل بما فيه النظم الفرعية المكونة من الأجهزة والبرامج الجاهزة والأفراد إلي النقطة التي عندها يمكن تصميم البرامج والإجراءات وطلب الأجهزة والمعدات وتسمي هذه العملية (بالتصميم المنطقي للنظم). وتتضمن هذه المرحلة مجموعة الأنشطة الأساسية التالية:

ثانياً: تعريف المدخلات والمخرجات: يعتبر تعريف مدخلات ومخرجات النظام هو النشاط الرئيسي في عملية التصميم المنطقي وتمثل المدخلات والمخرجات وخصائصها جزءا جوهريا لرؤية المستفيد للنظام، ويتم تصميم المدخلات والمخرجات من اجل: 

·     تعيين البيانات المراد التعامل معها والاحتفاظ بها، وكذلك تقديمها في شكل تقارير بواسطة النظام.

·     تقديم تجهيزات النظام ومتطلبات الموارد المستمدة للنظام الأساسي في هذا النشاط هو مدي الفهم الذي حصلنا عليه خلال دراسة متطلبات المستفيد.

1.     تصميم المخرجات: وتؤكد عملية تصميم المخرجات للنظام الجديد احتياجات المستفيد لاستقبال جميع التقارير التي تعطيه معلومات مفيدة لدعم عملية اتخاذ القرار.

·        خصائص المخرجات:

·        الغرض: الغرض أو القصد من استخدام المخرج يجب أن يتم ذكره بوضوح تام في شكل تقرير موجز. ويجب أن يغطي وصف الغرض ما يقصد بالمخرج ان يؤديه وكيفية استخدامه، وقيمته بالنسبة للمستفيد.

·        وسط الإخراج: اختيار الوسط الملائم لكل مخرج من مخرجات النظام يعتبر عملية في غاية الأهمية وهي مثل (تكنولوجيا الاستجابة الصوتية) وقد نحتاج الي مخرجات معينة، مثل قوائم المعاملات أو سجلات الأداء.

·        مثال مخرجات: يجب إعداد مثال لكل مخرج من مخرجات النظام لتوضيح شكله ومحتوياته بصورة افتراضية ولكن في صورة مصطلحات واقعية.

·        تكرار المخرجات: التكرار الذي سوف ينتج به النظام المخرجات، الجدول الذي بواسطته سوف يتم توريد المخرجات إلي المستفيد وكذلك تصحيح البيانات في وقت إنتاج المخرجات يجب تعريفه.

·        حجم البيانات: يجب تقدير حجم البيانات الموجودة في المخرجات، لان حجم المخرجات له تأثير علي اختيار وسط الإخراج الملائم.

·        بنية البيانات: يجب تعيين البناء الهرمي للبيانات لكل مخرج ويجب ذكر هذا البناء أثناء إعداد مثال المخرجات، وذلك بسبب أن المثال قد لا يستعرض بوضوح البناء كاملا.

·     عدد النسخ: يجب تحديد عدد النسخ المطلوب الحصول عليها من المخرج الواحد مع تحديد قائمة توزيع بأسماء المستفيدين الذين سيقومون باستلام هذه النسخ.

·  متطلبات الأمن: يجب وصف متطلبات الأمن وتعيين متطلبات الحفظ.

2.     تصميم المدخلات: بعد تصميم مخرجات النظام يركز محلل النظم عنايته من اجل تصميم المدخلات اللازمة للوفاء بمتطلبات المخرجات، ويشمل ذلك ما يلي:

ثالثاً: تعريف وظائف المعالجة: وتعتبر مهمة تعريف وظائف المعالجة هي تنقية أكثر لهذه المعلومات عن طريق التعيين التفصيلي للمعاملات و الصفقات، و الأهداف النوعية لهذه المهمة هي:

1.     تعيين الإجراءات اليدوية والمعالجة المرتبطة بالحاسب.

2.     تعيين كيفية ارتباط وتفاعل الأفراد والعاملين بالمنشاة بالنظام.

3.     تعيين تأثير النظام علي منشاة المستفيد.

4.     إعطاء أساسي من اجل التصميم المنطقي الجديد والخطوات الرئيسية المطلوبة لتحقيق هذه الأهداف سيجري شرحها في الفقرات التالية:

تعيين محطات العمل: تعتبر عملية تعيين محطات النظام أساس احدي عمليات التعيين المنطقية المرتبطة بالوظائف الفرعية مع توظيف كل مجموعة من الوظائف مع محطة عمل نوعية ويتم تعيين محطات العمل علي أساس مجموعات منطقية من الوظائف و الوظائف الفرعية.

تعيين الوظائف الآلية واليدوية:  هنا يقوم مصمم النظم بتحديد العمل الذي يتم بواسطة الحاسوب و العمل الذي يتم خلال الخطوات الإجرائية اليدوية.

تعريف أوجه التداخل بين الإنسان والحاسب: يجب أن يتم تعيين التفاعل بين المستفيدين و النظام و الحاسب بالتفصيل عند هذه النقطة. ويشمل هذا العمل تعيين تدفق المعلومات بين المستفيدين و الحاسب وتتابع الأحداث المطلوبة من اجل المستفيد لوظيفة المعالجة.

تعريف التأثير التنظيمي للنظام: تعتبر هذه الخطوة خطة نهائية هامة في تعيين وظائف التشغيل للنظام و تعتبر كذلك مقوماً أساسيا في التصميم المنطقي للنظام.

 رابعاً: تعريف متطلبات البيانات: تعتبر هذه المرحلة مرحلة مهمة في التصميم المنطقي  و أهدافها ما يلي:

1.     تحديد جميع عناصر البيانات المطلوبة لإنتاج المخرجات.

2.     تعريف البناء المنطقي للبيانات.

3.     وضع أساس من اجل التصميم الطبيعي.

أساليب تعيين متطلبات البيانات: هناك أسلوبان لتعيين متطلبات البيانات و هما:

·  أسلوب القيمة إلي أسفل: وهنا يتم تقسيم نموذج المفاهيم إلي تجمعات بيانات. وبعد ذلك يتم تخصيص عناصر البيانات لكل تجمع حتى نصل إلي التصميم المرضي.

·  أسلوب القاع إلي اعلي: يتم تركيب عناصر البيانات في تجمعات بيانات، وبعد ذلك تتحد تجمعات البيانات لتكون مفهوم قاعدة البيانات.

تصميم البناء المنطقي لقاعدة البيانات: وهنا يتم تقويم السجلات الحالية بواسطة النظام الحالي في مقابل متطلبات البيانات للنظام الجديد و الخطوات التنفيذية المقترحة لإنجاز هذا النشاط هي:

1.     تحليل مجموعات قوائم البيانات الموجودة في كتالوجات البيانات.

2.     تحليل البيانات المجمعة من النظام الحالي لتعيين مصادر المعلومات في القاعدة الجديدة.

3.     تحليل كل عملية مع ملاحظة كيف يتم استخدام كل عنصر بيانات.

4.     تحليل البناء المقترح ومتطلبات المعالجة لمختلف النظم الفرعية ومتطلبات التداول.

5.     تحديد أسلوب التداول المستخدم في القاعدة.

6.     فحص ودراسة نظم إدارة قاعدة البيانات.

7.     مراجعة جميع الخطوات السابقة.

8.     إعداد المواصفات الأولية لتصميم قاعدة البيانات وتحتوي علي:

·        حقول البيانات.

·        السجلات.

·        أساليب التداول.

·        الإشارة إلي الحقول الإرشادية.

·        حجم حقول البيانات وتوزيعها وعدد مرات تكرارها.

بناء نظم الترميز: والغرض منه هو تمييز المفردات التي يحتويها النظام، وذلك عن طريق تخصيص مجموعة من الأرقام أو الحروف أو الرموز لتمييز مفردات البيانات طبقاً لخطة محددة. ولكي يكون الترميز ذا كفاءة عالية يجب أن تتوفر فيه مجموعة الخصائص الهامة التالية:

·        قابلية الاتصال: أي أن يكون في صورة سهلة الفهم واضحة الاستخدام و التداول.

·        قابلية المعالجة: أن يكون قابلاً لتنفيذ المعالجة بسهولة و ملائمة لإمكانيات الأجهزة.

·        قابلية الشمول: أن يكون شاملاً لجميع مفردات البيانات التي يحتويها النظام ويفي بجميع المتطلبات.

·        قابلية التوسع: أن يكون مرناً بحيث يمكن إجراء التعديلات فيه.

·        صفة الفردية: أن يكون وحيداً يتم تخصيصه لنوع معين من المفردات بطريقة فريدة.

خامساً: تقرير التصميم المنطقي: يجب إصدار تقرير تمهيدي بواسطة محلل النظم في ختام مرحلة التصميم لتوثيق المواصفات الوظيفية الأولية للنظام الجديد من اجل مراجعتها بواسطة المستفيدين و الإدارة، ويحتوي هذا التقرير علي النقاط التالية:

1.     وصف كافة احتياجات التقارير التنظيمية الداخلية و الخارجية وإثرها علي النظام.

2.     خرائط التدفق لوصف العناصر الرئيسية للنظم الفرعية التي تظهر الروابط مع النظم الفرعية.

3.     خرائط تدفق بيانات المدخلات التي تظهر تدفق المعلومات من البداية حتى توزيع التقرير النهائي للمستفيد.

4.     مواصفات المدخلات التي توصف مصدر وحجم تكرار البيانات الداخلة في النظام.

5.     مواصفات المعالجة أو التحويل التي توصف وظائف التشغيل الرئيسية.

6.     مواصفات قاعدة البيانات والملفات المطلوبة مع وصف عناصر البيانات وطرق التداول و الاستخدام.

7.     مواصفات المخرجات التي توضح وسط وحجم وتكرار البيانات الخارجة من النظام.

8.     وصف متطلبات الأداء و الأمن والرقابة للنظام.

تحليل النظم وتصميمها:

المرحلة الأولي: الدراسة التمهيدية: وهي إعطاء فكرة عامة عن النظام وتشمل:

1.     تعريف المشكلة: أين الخطأ.

2.     تقدير مجال المشروع: تقدير المجهود المطلوب لإصلاح النظام.

3.     طرح الحلول: ماذا يمكن أن يفعل.

4.     رفع التقرير للإدارة: رفع ملخص إلي المسئولين.

المرحلة الثانية: تحليل النظام: دراسة النظام القديم ووضع أهداف النظام الجديد، ويشمل:

1.     جمع البيانات: جمع الحقائق باستخدام الوثائق والاستبانة والمقابلة والملاحظة.

2.     تحليل البيانات: تحديد وظائف النظام الجديد.

المرحلة الثالثة: تصميم النظام: كيف سيتم بناء النظام الجديد، ويشمل:

1.     مراجعة أهداف النظام: مراعاة تأثير عوامل معينة علي النظام.

2.     وضع متطلبات النظام: تحديد تفاصيل النظام الجديد.

3.     رفع التقرير للإدارة: رفع ملخص إلي المسئولين.